Gestor de tareas

  1. Los componentes de Tareas
  2. Ver tareas
  3. Crear tareas
  4. Responder a invitación de tarea
  5. Gestionar tareas
  6. Use los ajustes de Tareas

1. La aplicación Tareas incluye los siguientes componentes.

  1. La barra de búsqueda de Tareas: Le permite buscar tareas.
  2. El árbol de carpetas de Tareas: Muestra las carpetas de tareas
  3. La barra de herramientas de Tareas
  4. El área de visualización de Tareas: Contiene la lista de contactos y la vista de detalle de un contacto
    – La lista de Tareas: Muestra una lista de tareas de la carpeta seleccionada
    – La vista de detalle de Tareas: Muestra los datos de la tarea que haya seleccionado en la lista.
  5. La vista para crear o editar de Tarea: Esta vista se usa al crear una nueva tarea o editar una ya existente.

2. Visualización de tareas

Cómo visualizar una tarea:

  1. Abra una carpeta de tareas en el árbol de carpetas.
  2. Para ordenar la lista de tareas, pulse el icono Ordenar que hay encima de la lista. Seleccione un criterio de ordenación en el menú. Para mostrar únicamente tareas de la lista con vencimiento, pulse el icono Ordenar que hay encima de la lista. Desmarque Mostrar tareas realizadas en el menú.
  3. Pulse en una tarea de la lista. Los datos de la tarea se muestran en la vista de detalle. Puede abrir la tarea en una ventana aparte haciendo doble clic en el contacto de la lista.
  4. Para mostrar otra tarea, utilice uno de los métodos siguientes:
    – Pulse en otra tarea de la lista.
    – Utilice las teclas de movimiento del cursor para navegar por la lista.

3. Creación de tareas

3.1. Cómo crear una nueva tarea:

  1. Abra una carpeta de tareas en el árbol de carpetas.
  2. Nota: Seleccione una carpeta en la que disponga de permisos para crear tareas.

  3. Pulse en Nuevo en la barra de herramientas.
  4. Escriba un asunto. Escriba una descripción si es necesario. Para ver el formulario completo pulse en Expandir formulario. Están disponibles las siguientes funciones opcionales.
    – Indique el comienzo de la tarea y la fecha de vencimiento.
    – Para obtener un recordatorio de una cita, seleccione un ajuste en Recordatorio. Se introducirá la fecha y la hora correspondiente en Fecha de recordatorio. Para utilizar valores personalizados, ajústelos en Fecha de recordatorio. En este caso, se presentará preseleccionada la Entrada manual en el campo Recordatorio.
    – Para añadir detalles tales como la información de facturación, pulse en Detalles. Introduzca los datos requeridos.
    – Puede usar funciones adicionales: Creación de tareas repetitivas, adición de participantes o grupos, adición de adjuntos.
  5. Pulse en Crear

3.2. Creación de tareas repetitivas

  1. Para ver el formulario completo pulse en Expandir formulario.
  2. Marque Repetir. Se muestran los parámetros de repetición.
  3. Para establecer los parámetros de repetición, pulse en el valor. Se abrirá la ventana Editar repetición.
  4. Establecer los parámetros de repetición.
    – En Repetir, puede establecer el intervalo entre las citas.
    – Bajo el intervalo, puede establecer los parámetros del intervalo.
    – En Termina, puede definir cuándo finaliza la serie de tareas.

3.3. Añadir participantes a una tarea

Introduzca las direcciones de correo de los participantes, el nombre de un grupo o una lista de distribución en el campo que aparece debajo de Participantes.

Consejos:

  • A medida que introduce la dirección de correo electrónico, se muestran varias sugerencias coincidentes. Para aceptar una sugerencia, utilice uno de los métodos siguientes:
    – Utilice la barra de desplazamiento para navegar por la lista. Pulse en una sugerencia.
    – Utilice las teclas de movimiento del cursor para seleccionar una sugerencia. Pulse Intro.
  • Para seleccionar contactos de una lista, abra la ventana Seleccionar contactos. Para hacerlo, pulse el icono Libreta de direcciones a la derecha del campo de entrada. Para eliminar a un participante, pulse en el icono junto al nombre.

4. Respuesta a invitaciones a tareas

Si un usuario o un colaborador externo le añade a una tarea como participante, usted recibirá al menos una de las siguientes notificaciones:

  • Se le informa de esta tarea en el Área de notificación.
  • Recibirá un correo de invitación a la tarea.

Puede aceptar, aceptar provisionalmente o rechazar su participación en la tarea.

4.1. Cómo responder a una invitación a una tarea en el área de información:

  1. Pulse el icono Elementos no leídos de la barra de menús. Se mostrará el Área de notificación.
  2. Pulse en Aceptar/Rechazar debajo de Invitaciones.
  3. Introduzca un comentario en la ventana Cambiar estado de confirmación. Pulse en cualquiera de los botones Aceptar, Provisional o Rechazar.
Consejo: Puede confirmar la tarea directamente en el área de notificación pulsando en el botón Aceptar invitación.

4.2. Cómo responder a una invitación por correo a una tarea:

    1. Visualice un correo que contenga una invitación a una tarea en la aplicación Correo electrónico.

    2. Pulse en uno de los botones Confirmar, Provisional, Rechazar en la vista de detalle, debajo de Este correo contiene una tarea.

5. Gestión de tareas

5.1. Edición de tareas

Requisito: Debe tener permiso para crear objetos en la carpeta que contiene la tarea.
  1. Seleccione una tarea de la lista.
  2. Pulse en Editar en la barra de herramientas. Se mostrarán los datos de la tarea.
  3. Edite los datos. Puede encontrar una descripción de los campos en La vista para crear o editar de Tareas.
  4. Pulse en Guardar.

5.2. Marcado de tareas como realizadas

Requisito: Debe tener permiso para crear objetos en la carpeta que contiene la tarea.
  1. Seleccione una tarea de la lista.
  2. Pulse en Hecho en la barra de herramientas. La etiqueta del botón cambia a No hecha. Al pulsarlo se marca la tarea como no hecha.

5.3. Mover tareas

Requisito: Debe tener permiso para crear objetos en la carpeta destino.
  1. Seleccione una tarea de la lista.
  2. Pulse el icono Acciones de la barra de herramientas. Seleccione Mover en el menú.
  3. Seleccione una carpeta en la ventana Mover. Puede crear una carpeta nueva pulsando en Crear carpeta.
  4. Pulse en Mover.
Consejo: Para mover tareas arrastrando y soltando, seleccione una o varias tareas de la lista. Arrastre las tareas seleccionadas a una carpeta del árbol de carpetas.

5.4. Eliminar tareas

Requisito: Cuando elimine una tarea, se pierde definitivamente.
  1. Seleccione una tarea de la lista.
  2. Pulse en Borrar en la barra de herramientas.
  3. Confirme que desea borrar la tarea.

5. Compartir tareas

Puede compartir sus tareas con colaboradores internos y externos. Según los requisitos, se pueden aplicar diferentes métodos.

  • Para poner una carpeta a disposición de usuarios internos o participantes externos, haga lo siguiente:
    – Cree una nueva carpeta de tareas personal o pública.
    – Comparta esta carpeta.
    – También puede compartir una carpeta ya existente.
  • Si otro usuario interno comparte una carpeta de tareas con usted, puede acceder a dicha carpeta en el árbol de carpetas.
  • Para invitar a colaboradores externos a una tarea, haga lo siguiente: Al crear la tarea, agregue los colaboradores externos como participantes externos.

6. Ajustes de Tareas

Cómo usar los ajustes de tareas:

  1. Pulse el icono Menú del sistema situado a la derecha de la barra de menús. Pulse en el elemento del menú Configuración.
  2. Pulse en Tareas en la barra lateral.
  3. Cambie los ajustes.

Están disponibles los siguientes ajustes.

  • Recibir notificaciones cuando una tarea en la que usted participa se crea, modifica o elimina
  • Recibir notificaciones cuando un participante acepta o rechaza una tarea creada por usted
  • Recibir notificaciones cuando un participante acepta o rechaza una tarea en la que usted participa

Recibir notificaciones cuando una tarea en la que usted participa se crea, modifica o elimina: Establece si recibirá una notificación por correo electrónico si se cumple lo siguiente: una tarea en la que participa se ha vuelto a crear, ha cambiado o se ha eliminado.
Recibir notificaciones cuando un participante acepta o rechaza una tarea creada por usted: Establece si usted recibirá un aviso por correo electrónico si se cumple lo siguiente: un participante ha aceptado o rechazado una tarea creada por usted.
Recibir notificaciones cuando un participante acepta o rechaza una tarea en la que usted participa: Establece si usted recibirá un aviso por correo electrónico si se cumple lo siguiente: un participante ha aceptado o rechazado una tarea en la que usted participa.

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