Herramientas del calendario

  1. Los componentes de Calendario
  2. Visualizar citas
    2.1. Visualización de citas en la vista de calendario
  3. Ver o guardar adjuntos de citas
    3.1. Cómo usar las funciones de adjuntos de citas
  4. Crear citas
  5. Administrar citas
    5.1. Editar una cita
    5.2. Modificación del estado de la cita
    5.3. buscar citas
  6. Use los ajustes de Calendario

1. Los componentes de Calendario

  • La barra de búsqueda de Calendario: Le permite buscar citas.
  • El árbol de carpetas de Calendario: Muestra las carpetas del calendario.
  • La barra de herramientas de Calendario: Contiene los elementos en las vistas del calendario.
  • El área de visualización de Calendario
    – Vista del calendario Día, Semana laboral, Semana o Mes: Muestra la vista del calendario para el rango de tiempo seleccionado.
    – El selector de fecha.
    – La ventana emergente de Calendario: Muestra los datos de la cita.
    – La lista de Calendario: Muestra una lista de citas de la carpeta seleccionada actualmente.
    – La vista detallada de Calendario.
  • La vista de planificación.
  • La vista para crear o editar de Calendario.

2. Visualización de citas

Puede elegir entre las siguientes vistas:

  • la vista de calendario de las citas de un calendario: En las vistas del calendario Día, Semana laboral, y Semana, puede visualizar las horas en varias zonas horarias.
  • la vista de lista de las citas de un calendario.

2.1. Visualización de citas en la vista de calendario

Cómo visualizar citas en una vista de calendario:

  1. Pulse en Vista en la barra de herramientas. Seleccione uno de los siguientes elementos: Día, Semana laboral, Semana o Mes.
  2. Abra una carpeta de calendario en el árbol de carpetas. Para ver todas las citas de todos sus carpetas de calendario, abra la carpeta Todas mis citas.
  3. Pulse en una cita en la hoja de calendario. Los datos del calendario se muestran en la ventana emergente.
  4. Para navegar por el calendario, use la barra de navegación ubicada encima de la hoja del calendario. Para mostrar el rango de tiempo del día actual, pulse en Hoy en la barra de herramientas.

3. Visualización y guardado de adjuntos de citas

Dependiendo de la vista seleccionada, los nombres de fichero de los adjuntos de citas se muestran bien en la ventana emergente o en el área de visualización, debajo del asunto. Están disponibles las siguientes funciones:

  • visualizar una vista previa del adjunto
  • abrir el adjunto en el navegador
  • descargar el adjunto
  • guardar el adjunto en Ficheros
Nota: Dependiendo del formato de fichero del adjunto, las funciones disponibles podrían cambiar.

3.1. Cómo usar las funciones de adjuntos de citas:

  1. Dependiendo de la vista seleccionada, use uno de los siguientes métodos: Pulse en una cita con algún adjunto en una vista del calendario. Pulse en el nombre de un adjunto en la ventana emergente. Pulse en una cita con adjunto en la vista de lista. Pulse en el nombre de un adjunto en la vista de detalle. Se abre un menú con varias funciones.
  2. Pulse en la función deseada. Dependiendo de la función, podrían estar disponibles acciones adicionales.
Consejo: Si una cita contiene varios adjuntos, se puede lanzar una acción para todos ellos al mismo tiempo. Para ello, pulse en Todos los adjuntos. Pulse en la función deseada.

4. Creación de nuevas citas

Cómo crear una nueva cita:

  1. Abra una carpeta de calendario en el árbol de carpetas.
    Nota: Abra una carpeta de calendario en la que tenga los permisos adecuados para crear citas. Si ha seleccionado una carpeta de calendario compartida, se le preguntará dónde crear la cita: Si crea la cita en nombre del propietario, la cita se crea en la carpeta de calendario compartida del propietario. En cambio, si invita al propietario a la cita, se guardará en su carpeta de calendario.
  2. Pulse Nuevo en la barra de herramientas.
  3. Indique un asunto. Si es necesario, indique la ubicación y una descripción. Si quiere crear la cita en otra carpeta de calendario, pulse en el nombre de la carpeta junto a Calendario en la parte superior. Seleccione una carpeta de calendario.
  4. Establezca las fechas de inicio y finalización de la cita utilizando el selector de fechas. Para citas de días completos, marque Todo el día. Para visualizar la hora en diferentes zonas horarias, pulse en el botón de zona horaria junto a la hora. Puede configurar zonas horarias usadas con frecuencia como favoritas en la configuración del calendario.
  5. Para establecer un recordatorio, configúrelo en Recordatorio.
  6. Puede usar funciones adicionales: crear repeticiones, añadir otros participantes o recursos, establecer la disponibilidad, asignar colores, añadir adjuntos.
  7. Pulse Crear.
Consejo: Como alternativa puede usar uno de los siguientes métodos: Seleccione una de las vistas del calendario (Día, Semana laboral, Semana o Mes). Para mostrar un rango específico de fechas, pulse en la fecha que hay sobre la hoja del calendario. En la hoja del calendario, haga doble click en una zona libre o arrastre el ratón para definir un área desde el comienzo al fin de la nueva cita.

Para crear una nueva cita para todo el día, dispone de las siguientes opciones:

  • Seleccione una de las siguientes vistas del calendario Día, Semana laboral, Semana. Pulse dos veces en una zona libre de la hoja del calendario.
  • Seleccione una vista del calendario de entre Semana laboral y Semana. Pulse en un día en la parte superior de la hoja del calendario.

5. Administrar citas

5.1. Editar una cita

Requisito: Debe tener los permisos apropiados para modificar objetos en la carpeta que contiene la cita.
Dependiendo de la configuración del servidor, solo puede editar una cita de sus calendarios privados si usted es el organizador de dicha cita.

  1. Dependiendo de la vista seleccionada, use uno de los siguientes métodos: Pulse en una cita en una vista del calendario. Pulse en Editar en la ventana emergente. Seleccione una cita en la vista de listas. Pulse en Editar en la barra de herramientas. Los datos de la cita se muestran en una nueva página.
  2. Edite los datos.
  3. Pulse Guardar.

5.2. Modificación del estado de la cita

Se puede cambiar el estado de una cita posteriormente. Dependiendo de la configuración del servidor, sólo se puede editar una cita de sus calendarios privados si usted es el organizador de la cita. En las citas repetitivas se puede cambiar la confirmación para una sola ocurrencia o para la serie completa.
Dependiendo de la vista seleccionada, utilice las siguientes opciones: Pulse en una cita en la vista de calendario. En la ventana emergente, pulse en Cambiar estado. Seleccione una cita en la vista de lista. Pulse en Estado en la barra de herramientas.

  1. Cuando se ha seleccionado una cita periódica, indique si los cambios deberían aplicarse a la ocurrencia individual o a toda la serie.
  2. Escriba un comentario en la ventana Cambiar estado de confirmación. Pulse en los botones Rechazar, Provisional o Aceptar.

5.3. buscar citas

Para buscar citas concretas puede usar los siguientes criterios de búsqueda:

  • términos de búsqueda de asunto, descripción, ubicación, nombres de adjuntos, participantes
  • Carpetas en las que buscar
  • estado de confirmación de la cita
  • Tipo: todas, periódicas, citas individuales
  • Tipo de carpeta: todas, privada, pública, compartida

Cómo buscar citas:

  1. Pulse en el icono Comenzar búsqueda o en el campo de la barra de búsqueda. El botón de carpeta indica las carpetas en las que buscar. El desplegable Opciones ofrece funciones para limitar la búsqueda.
  2. Para seleccionar una carpeta donde buscar, pulse el icono de carpeta.
    – Si selecciona Todas las carpetas, se buscará en todas las carpetas y subcarpetas privadas, públicas y compartidas.
    – Si selecciona una carpeta o subcarpeta concreta, sólo se buscará en dicha carpeta, pero no en sus subcarpetas.
  3. Indique un término de búsqueda en el campo. Se abre el menú de búsqueda. Defina las fuentes de datos en las que desea buscar pulsando en un elemento en el menú de búsqueda.
    – Si pulsa en el término de búsqueda o pulsa Intro, se buscará en las siguientes fuentes de datos: asunto, descripción.
    – Para buscar sólo en el asunto, pulse en el asunto en la barra de búsqueda. En consecuencia, se puede limitar la búsqueda a la descripción, ubicación o nombre del adjunto.
    – Para buscar citas con un participante concreto, pulse en un nombre en el menú de búsqueda. Los resultados de la búsqueda se muestran en la lista que se muestra en el área de visualización.
  4. Tiene las siguientes opciones para ajustar el resultado de la búsqueda:
    – Para afinar el resultado de la búsqueda, indique más términos de búsqueda: Para eliminar un término de búsqueda pulse en el icono que hay junto al término de búsqueda.
    – Para buscar en otra carpeta, pulse en el botón de carpeta. Seleccione una carpeta.
    – Para limitar la búsqueda a carpetas privadas, públicas o compartidas, pulse en Opciones. Seleccione un tipo de carpeta.
    – Para limitar la búsqueda a citas con un estado de confirmación determinado, pulse en Opciones. Seleccione un estado.
    – Para limitar la búsqueda a citas individuales o periódicas, pulse en Opciones. Seleccione un tipo.
  5. Para terminar la búsqueda, pulse en el icono Cancelar búsqueda.

6. Ajustes del calendario

Cómo utilizar los ajustes del calendario:

  1. Pulse en el icono Menú del sistema situado a la derecha de la barra de menús. Pulse el elemento del menú Configuración.
  2. Pulse Calendario en la barra lateral.
  3. Cambie los Ajustes.

Están disponibles los siguientes ajustes

  • Escala de tiempo en minutos: Especifica el intervalo para dividir la rejilla de tiempo en las vistas del calendario Día, Semana laboral y Semana.
  • Comienzo de jornada laboral: Define el inicio del horario laboral.
  • Finalización de jornada laboral: Define la finalización del horario laboral.
  • Mostrar citas rechazadas: Define si se muestran las citas rechazadas.
  • Recordatorio predeterminado: Establece un periodo de tiempo predefinido para los recordatorios de las citas.
  • Marcar citas de día completo como libres: Define si se muestran las citas de día completo como libres de manera predeterminada.
  • Recibir notificación de cambios en citas: Especifica si se recibirá una aviso por correo electrónico cuando una cita en la que usted participe se haya vuelto a crear, modificado o eliminado.
  • Recibir notificación como creador cuando los participantes acepten o rechacen: Establece si usted recibirá un aviso por correo electrónico si otros participantes aceptan o rechazan una cita creada por usted.
  • Recibir notificación como participante cuando otros participantes acepten o rechacen: Establece si usted recibirá una aviso por correo electrónico si otros participantes aceptan o rechazan una cita en la que usted participa.
  • Borrar automáticamente el correo de invitación después de que la cita haya sido aceptada o rechazada: Define si la notificación por correo de una invitación a una cita de borrará automáticamente al aceptar o rechazar la cita.

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